Message répondeur professionnel

Le message répondeur professionnel : faites entendre votre voix à tout moment !

Le message répondeur peut-être associé à une installation téléphonique fixe (d’un ou plusieurs postes), mais aussi à un portable ou une flotte de portables. Et aucun des deux n’est à négliger ! C’est le dernier message dans le scénario d’appel, celui qui intervient quand l’entreprise n’est pas en mesure de prendre la parole. Ce message est primordial pour :

Réduire la volatilité des contacts, prospects ou clients
Éviter à l’entreprise et ses contacts de rompre le lien
Renforcer l’image de marque de l’entreprise

Grâce à l’expertise de notre studio d’enregistrement, Norettes Studio vous permet de créer des messages d’accueil téléphoniques sur mesure qui renforcent votre image de marque et le lien avec votre clientèle.

Qu'est-ce qu'un répondeur professionnel ?

Un répondeur professionnel est un système vocal automatique essentiel pour l’accueil téléphonique d’une entreprise. Il informe les appelants de l’absence ou de l’indisponibilité de l’interlocuteur. Fonctionnant pendant les soirées, week-ends, congés et situations exceptionnelles comme les urgences ou les jours fériés, il assure une présence continue de l’entreprise.

Le message du répondeur apporte des informations cruciales sur les heures de disponibilité de l’entreprise et des instructions claires sur la marche à suivre, comme le meilleur moment pour rappeler ou les contacts alternatifs. Cela aide les appelants à trouver la solution adéquate à leur demande.

Plus qu’un outil informatif, il est stratégique dans la gestion de la relation clientèle. Il contribue en effet à la continuité du service et à la satisfaction des clients, en fournissant une réponse adaptée à chaque appelant, même hors des heures de travail.

Types de répondeur professionnel

Il existe deux types de répondeurs professionnels. Chacun répond à des besoins spécifiques en matière de communication téléphonique.

Répondeur enregistreur : Celui-ci permet aux appelants de laisser un message vocal. Il est idéal pour les entreprises qui souhaitent collecter des feedbacks ou des demandes de leurs clients.
Répondeur simple ou direct : Il fournit des informations essentielles comme les horaires d’ouverture et des alternatives de contact, mais ne permet pas à l’appelant de laisser un message. Il est utilisé pour des annonces brèves et directes.

Le répondeur, un véritable outil de communication

Tout comme les autres, ce message aussi est dédié à la vie de l’entreprise : ponts, congés d’été, d’hiver, problèmes techniques, déménagement, changements de numéro, alerte, horaires d’ouverture, autres canaux de contact…

Bien plus qu’une simple annonce pour informer de l’indisponibilité, le répondeur professionnel peut également servir de support marketing.

Malgré sa brièveté, ce message vocal est un espace de communication qu’il ne faut pas oublier d’exploiter ! Il incarne la voix de l’entreprise quand personne n’est en mesure de répondre, il maintient le lien avec ses clients en toutes circonstances. Il permet d’informer les clients sur les événements spéciaux, les promotions ou les changements d’horaires.

Exemples de messages de répondeur

Ces messages peuvent être adaptés à diverses situations. Évidemment, selon le paramétrage souhaité, le répondeur peut être aussi enregistreur, mais ce n’est pas systématique ! de nombreuses entreprises souhaitent éviter la gestion des messages vocaux dont voici quelques exemples :

Informez de vos congés

Soyez chaleureux

Quels sont les objectifs du message répondeur professionnel ?

Le répondeur professionnel remplit plusieurs fonctions :

Une communication plus professionnelle

Un message répondeur professionnel est conçu pour établir une communication de qualité avec vos clients et collaborateurs. Lorsqu’un client ou un prospect appelle, il est accueilli par un message qui reflète le professionnalisme et les valeurs de l’entreprise. Cela crée une première impression positive et rassurante.

De la réassurance et de l’information

Le répondeur offre la certitude aux appelants qu’ils ont composé le bon numéro. Il sert par ailleurs de source d’informations. Il donne des détails sur les horaires d’ouverture, les jours ouvrables, ou d’autres informations pertinentes qui pourraient être utiles à l’interlocuteur. Cette fonctionnalité réduit le risque de perdre des contacts importants et maintient une communication à tout moment avec les clients.

Un renforcement de votre image de marque

Un message répondeur professionnel bien conçu consolide l’image de marque de l’entreprise. S’il est réalisé avec une annonce cohérente, une musique appropriée et une voix-off professionnelle, il offre un premier point de contact chaleureux et informatif. Les entreprises peuvent ainsi démontrer leur engagement pour un service client de qualité.

Quel contenu pour un message répondeur professionnel ?

Le contenu d’un message de répondeur professionnel doit être soigneusement élaboré pour communiquer efficacement. Synthétique et pragmatique, le texte doit afficher bienséance et convivialité : il est le porte-voix de votre client en son absence ! Voici les éléments clés à intégrer :

Une phrase de politesse initiale : Un accueil chaleureux avec des formules de politesse telles que «bonjour» crée une première impression positive.
La confirmation du numéro correct : Une formule de réassurance pour confirmer à l’appelant qu’il a bien contacté l’entreprise souhaitée.
Le nom de l’entreprise : Mentionner clairement le nom de l’entreprise pour renforcer l’identification de la marque.
La raison de l’indisponibilité : Informer l’appelant de la raison pour laquelle on ne peut pas répondre immédiatement, par exemple les horaires hors ouverture ou une fermeture exceptionnelle.
Les horaires d’activité et alternatives de contact : Fournir des informations sur les horaires d’ouverture et les moyens alternatifs de contact (le site web ou une adresse mail).
Une musique cohérente : Intégrer éventuellement une musique en accord avec l’identité de la marque.
Une formule de politesse de clôture : Conclure le message avec des formules telles que »merci et à bientôt« pour une touche de professionnalisme.

Nos conseils pour un bon message de répondeur professionnel

La création d’un message pour répondeur professionnel exige une attention particulière pour garantir une communication efficace et professionnelle. Voici quelques conseils pour y parvenir :

Soyez bref et précis : Un message clair et concis, ne dépassant pas 30 secondes, est plus efficace et respecte le temps de l’appelant.
Adaptez le message aux circonstances : Il est judicieux de différencier les messages en fonction des moments de la journée (pause déjeuner, nuit, week-end) ou des périodes spéciales (congés annuels, jours fériés).
Demandez au comédien un ton adapté, professsionnel et courtois : Il doit refléter le professionnalisme de votre entreprise tout en étant accueillant et respectueux.
Assurez-vous de la qualité sonore de l’enregistrement : il doit être de haute qualité, sans bruits de fond perturbateurs.
Employez des phrases courtes et structurées : Utilisez des phrases courtes avec une seule idée ou information par phrase pour une meilleure compréhension.
Offrez des alternatives de communication : Donnez aux appelants d’autres moyens de vous contacter ou d’obtenir des informations, comme un site web ou une adresse email.