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Message d'attente télépho­nique

Norettes Studio

L'attente télépho­nique : un instant clé pour transformer les appels en opportunités

Le message d’attente téléphonique n’est pas qu’un simple texte avec une musique en fond. C’est un outil puissant pour la gestion de la relation client. S’il sert bien évidemment à rassurer les appelants en leur confirmant que leur demande sera traitée, il intervient aussi en tant qu’outil de communication stratégique. Et c’est bien là toute sa valeur ajoutée !

En effet, cette attente représente une aubaine pour informer les clients sur les services ou produits, promouvoir les dernières offres, et même séduire par des messages personnalisés et engageants.

Dans cette optique, Norettes Studio capitalise sur ces moments d’attente pour transformer chaque appel en une opportunité de renforcer l’image de marque de l’entreprise.

Exemples de messages d'attente téléphon­nique

Qu'est-ce qu'un message d'attente télépho­nique ?

Hop hop hop, on vous arrête de suite ! Exit le concept suranné de la sempiternelle attente sur fond des 4 saisons de Vivaldi (d’ailleurs, il s’agit du Printemps pour ceux qui se posent la question). Terminé également la «musique d’ascenseur» insipide et sans texte. L’attente a considérablement évolué depuis que l’on a compris son potentiel.

L’attente téléphonique, aussi nommée attente musicale, est un indispensable du standard téléphonique. C’est un message vocal mixé sur fond musical, d’une durée moyenne de deux minutes. Il intervient lorsqu’un interlocuteur ne peut être immédiatement pris en charge. Transfert de poste à poste ou simple mise en attente, ce passage incontournable pour tous les appelants représente donc un fort enjeu stratégique pour vos clients.

S’il est le plus long de tous les messages de l’accueil téléphonique, sachez qu’il n’est pas toujours entendu dans son intégralité, puisqu’il est conséquent au temps d’attente.

Les chiffres parlent !

  • 70% des appels sont mis en attente
  • 80% de ces appelants patientent environ 45 secondes
  • Une entreprise totalisant 50 appels téléphoniques jour aura diffusé ses messages vers ses clients et prospects 880 fois sur 1 an, soit 110h d’écoute.

Transformez votre attente téléphonique en opportunité de business

Attendre en ne faisant rien d’autre qu’attendre, c’est fini ! Le Wait Marketing (le marketing de l’attente, in french) a tangiblement prouvé que ce moment est capital pour la relation client, et représente de multiples occasions de le transformer au bénéfice de l’entreprise.

Un chiffre pose les enjeux de ce moment inévitable : 80% du chiffre d’affaires des entreprises est généré par contact téléphonique. Sans attente musicale ou message sur l’accueil téléphonique, près de 60% des appelants placés en attente raccrochent. Parmi eux, 30% ne rappelleront pas !

Tout le monde est amené à être mis en attente : il suffit d’un transfert de poste à poste pour que le correspondant entende le message et son ambiance !

À ce moment clé, le public est 100% ciblé et dit «captif» : les informer, c’est rendre leur attente profitable.

Que communiquer sur une attente télépho­nique ?

Saisonnalité, événements, l’évolution des messages d’accueil est le reflet de la vie de votre entreprise. Les mises à jour (messages ou musique), captent l’attention des appelants et les éloignent de l’abandon.

Et vous le savez, il y a toujours à dire sur une entreprise, les possibilités sont infinies.

Rentabilisez l’espace de communication qu’est l’attente téléphonique et profitez de la valeur ajoutée d’un message professionnel. Vous pouvez communiquer sur :

  • La bienséance et convivialité : comme des messages de vœux
  • La vie de l’entreprise : participation à un salon, horaires d’ouverture, fermeture ou au contraire, de non-fermeture durant l’été.
  • La publicité : la sortie d’un nouveau produit, d’un catalogue, d’un service, de promotions exceptionnelles.
  • L’information : valeurs, nouvelles prestations…
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Comment faire un bon message d'attente télépho­nique ?

L’attente téléphonique est cruciale pour la relation client. Ce moment est perçu en moyenne 2,5 fois supérieur à sa durée réelle, c’est pourquoi lui consacrer une attention toute particulière est nécessaire !

Un message d’attente téléphonique efficace est plus qu’une simple formalité. C’est’ une occasion en or pour renforcer l’image de marque de votre entreprise. À cet égard, voici les différents éléments que vous devez travailler.

Choisissez une musique d’attente adaptée


La musique d’attente n’est pas un simple fond sonore. Elle définit l’ambiance générale de l’appel. Qu’elle soit libre de droits ou du commerce, la musique doit correspondre aux valeurs de votre société et créer une identité sonore unique. Une musique inadaptée peut très vite susciter un sentiment d’agacement pour les interlocuteurs. Pire encore, cela peut décupler la sensation d’attente. A contrario, une mélodie agréable améliorera significativement la perception de l’attente par le client. Choisissez-la avec soin !

Rédigez un texte efficace


Le cœur d’un message d’attente réussi réside dans son contenu. Ce texte doit être accrocheur, informatif, et incarner l’identité de l’entreprise. Un message clair, direct, avec une idée par phrase, facilite la compréhension.

Si le message d’attente peut communiquer plusieurs informations aux appelants, il est généralement toujours associé à une formule générique, type «veuillez patienter quelques instants…».

Son message est donc multiple. Il annonce autant sur des événements (salon, porte ouverte, nouveau produit…), qu’il promeut vos valeurs et services ou informe sur l’activité.

Enregistrez le message avec une voix-off profession­nelle


La voix-off est l’élément humain qui donne vie à votre message. La sélection d’une voix profession­nelle qui représente l’image de votre marque est essentielle. Avec un casting de 32 comédiens professionnels et la capacité de fournir des services en 13 langues principales (français, anglais, espagnol…), notre studio d’enregistrement Phone Design assure que le message transmis est en parfaite harmonie avec l’identité sonore de votre entreprise.

Communiquez sur vos actualités et promotions


L’attente téléphonique est un véritable média. Pourquoi ne pas l’exploiter pour informer vos appelants des dernières nouvelles ou de vos promotions ? Utilisez cet espace comme opportunité de marketing direct, en partageant des informations sur les événements, les offres spéciales et les actualités.

Mettez à jour régulièrement vos messages d’attente


Loin d’être figé dans le marbre, un message d’attente téléphonique se met à jour au fil des saisons. Il nécessite en effet des actualisations régulières pour rester pertinent. Que ce soit pour refléter les campagnes saisonnières, relayer des événements spéciaux ou annoncer les changements dans l’entreprise, une mise à jour régulière maintient l’intérêt de l’appelant et démontre le dynamisme de votre entreprise.

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